Preparar un evento es todo un proceso, y si queremos que sea exitoso debemos tener en cuenta varios aspectos. Lee esta nota y descubre todo lo que debes considerar para que tus eventos sean todo un éxito.
Es importante que cuando tomamos la decisión de realizar una reunión, tengamos presentes los factores que nos van ayudar a que se lleve a cabo de manera oportuna y agrade a quienes estén invitados. Por eso, el día de hoy queremos ayudarte a ordenar eventos que den buenos resultados, para adquirir protagonismo y puedas utilizar esta habilidad en cualquier situación. Sigue leyendo.
¿Qué debo tener en cuenta al organizar un evento?
Antes que nada, hay que pensar en la planificación y desarrollo de un evento, por lo que se debe empezar por saber inicialmente qué quieres lograr y transmitirle a tu público, de qué trata, de qué tipo es, etc., ya que de esta manera habrás realizado una parte de lo que tienes en mente.
- Preproducción
Incluye todos los elementos de preparación, básicamente nuestro objetivo del evento.
- Producción
Tener claro el espacio, el montaje del evento, la gestión con los proveedores, y si es en caso de hacer un evento en el hogar pensar en la utilería que va a ponerse y los detalles como la decoración, o si va a ver un show en vivo.
- Postproducción
Aquí ya se desmonta y arregla cualquier desorden que haya quedado del evento, el análisis de los resultados que se alcanzaron y la valoración por parte de los invitados, dependiendo de la actitud que tuvieron durante su estadía en el lugar.
¿Cuáles son los pasos para lograr un evento exitoso?
En vista de lo anterior, ahora procederemos a compartirte cómo llevarlo a cabo desde el inicio en su paso a paso para que sea un triunfo. Por ello, como base debes hacerte seis preguntas claves: dónde, cuándo, cómo, qué, por qué y a quién, de aquí partirá la organización del evento.
- ¿Qué vas a ofrecerle a tus invitados?
Haz una lista donde estén tus objetivos planteados y así marcarlos a medida que avance la planeación, con esto entenderás cómo atender a tus invitados.
- ¿Dónde será el evento?
Debes pensar en un espacio que se adecúe a las necesidades de las personas invitadas, también pensar el número que va a ir a tu evento, y su localización, medios de transportes cerca, fácil acceso, etc.
- ¿Cuándo se realizará?
Establece una fecha tentativa en la que tus invitados puedan asistir. Programa tu evento a tiempo y verás que lograrás mejores resultados.
- ¿Qué queremos conseguir?
Este punto dependerá de lo que quieras transmitir en tu evento, como la música y los detalles que encanten a los invitados.
- ¿A quién va dirigido?
Identifica el público al que le ofrecerás este evento, además de compartirlo en tus redes sociales en caso de que sea más amplio.
- ¿Qué tener en cuenta durante el evento?
Este es un aspecto esencial, porque trata de la logística y el mobiliario para eventos con los que vayas a desenvolver el evento. Piensa en el orden y sin padecer contratiempos para que los invitados se sientan completamente cómodos y agradados. Nuestra prioridad son ellos.
Tips para organizar eventos exitosos
Finalmente, resaltaremos algunos puntos extra para que tu evento sea deslumbrante, por eso considera estas recomendaciones:
- Cuenta con mesas plegables, ya que son más prácticas a la hora de usar en un evento.
- Trabaja en equipo para que más personas puedan ayudarte en la organización de tu evento.
- Crea el presupuesto adecuado con el fin de que cada detalle monetario alcance en el montaje del evento como el uso de las sillas plegables para que cada persona tome su asiento.
- Aporta tu toque personal, profesional y original en el evento.
- Ten a la mano un plan b, de esta forma si algo ocurre de imprevisto sabrás qué hacer.
- Piensa en el menú de comidas que vas a repartir en t u evento y las bebidas acordes a la temática.
- Entrega souvenirs del evento, así generarás empatía, asociaciones y recordación por parte del público.
- Escucha los requerimientos de los invitados.
- Haz un feedback de lo que puedes mejorar o seguir implementando en la organización de tus eventos, así te propondrás nuevas ideas.
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Con lo descrito hasta aquí, ya tienes un previo conocimiento de cómo conseguir el éxito de un evento, sólo es cuestión de guiarte por estas sugerencias para que se desarrolle de la mejor forma posible.
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Artículo tomado de Comercializadora y Distribuidora
