Mantener la organización en una empresa sirve de ayuda para no perder papeles importantes y realizar las tareas más productivamente. Por eso, en esta nota te decimos qué puedes hacer para conservar el orden en tu compañía.
La planificación y el orden son sinónimos de productividad. Si lo piensas detalladamente, cuando sabes en qué lugar está lo que necesitas y logras obtener un panorama sobre cada labor es mucho más fácil prevenir algún inconveniente que pueda perjudicar la operación de tu organización. Además, esto contribuye a que tu mente trabaje enfocada en el momento presente al no perder el tiempo intentando acomodarse en un espacio.
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¿Por qué es importante el orden en una empresa?
Lo primero que debemos aclarar es que no se trata solamente de colocar en repisas esos objetos que están encima de las mesas, también hace referencia a la estructura de las compañías y cómo es la comunicación entre áreas. Por lo tanto, más que de artículos materiales se trata de un cambio de actitud y de la incorporación de hábitos que ayuden a que el orden se convierta en un proceso que se realice en automático.
Otro punto a considerar dentro de este tema es que un ambiente agradable influye e impacta positivamente en el desempeño de los colaboradores; estar en un entorno en el que se sienten a gusto y cuentan con todas las herramientas para desempeñar sus funciones favorece a un ritmo de trabajo idóneo además de contribuir a un ánimo adecuado. En cuanto a temas comerciales, tener una oficina con un orden establecido y en donde está presente la pulcritud transmite una imagen profesional, ya que repercute en la reputación de los clientes frente a tu producto o servicio.
¿Cómo se puede favorecer el orden en una organización?
Dentro de este concepto hay que partir por aspectos básicos tales como definir muy bien las labores de cada colaborador, las áreas en las que se desempeñan y garantizar que la dotación qué necesitan para desempeñar sus funciones esté en condiciones óptimas. Muchas veces ocurre que los problemas técnicos retrasan las operaciones y hacen perder tiempo dentro de la jornada laboral. Pero no es lo único, una limpieza constante del espacio de trabajo también es necesario; por lo que es primordial comprender que esta tarea depende tanto de los colaboradores como de los directivos.
El orden, en su significado más amplio, es una responsabilidad de todas las personas que interactúan con un área en común. Entre los aspectos que se ven favorecidos al contar con una correcta organización están mantener la buena salud, transmitir seguridad y disminuir los accidentes laborales. Así que en realidad no se trata de un tema menor, sino de una característica en la que todos pueden salir beneficiados o perjudicados cuando no se ejecuta correctamente.
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Trucos para darle orden a tu empresa
Mejorar la productividad a través del orden es más sencillo de lo que parece: todo parte por desarrollar un esquema que tenga como propósito lograr un control visual por medio del cual obtendrás lo que necesitas en el momento preciso. A continuación, te presentaremos algunas claves que puedes poner en práctica para que tu empresa se mantenga siempre en el mejor nivel.
• Clasifica cada elemento: para ello puedes destinar un área determinada dentro de la oficina donde instalarás estanterías mecano para facilitar el almacenamiento, además puedes añadir etiquetas para que todos los colaboradores identifiquen que va en cada repisa.
• Optimiza el espacio: puede ser que a pesar de que todos los objetos tienen un sitio definido, en realidad los contenedores son de grandes dimensiones y ocupan más zonas de las que deberían. En ese caso, elegir otras opciones como el armario metálico mejora la distribución del lugar y permite una mejor movilidad de las personas.
• Guía desde el ejemplo: promulgar una cultura del orden es fundamental para que todos tengan en cuenta este tema en mente antes y después de su jornada laboral. Incentiva acciones de limpieza como no comer en los puestos de trabajo, dejar los equipos igual a como los encontraron y depositar la basura en las canecas destinadas para ello.
• Piensa en términos de logística: ¿hay alguna labor en la que podrías ahorrar tiempo?, ¿el personal está dejando de lado sus funciones primordiales por tareas que pueden ser automatizadas?, ¿la falta de planificación está derivando en un mal servicio? Evalúa todos estos aspectos cuando efectúes tu esquema de trabajo.
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Artículo tomado de Comercializadora y Distribuidora
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