Mantener ordenado el lugar donde se almacenan los archivos de tu oficina es de suma importancia para agilizar el trabajo de los empleados. En esta nota te damos consejos para que puedas clasificar y disponer facilmente de los documentos.
Todos los sitios de trabajo almacenan algún tipo de documentos físicos. Si para ti es difícil manejar el sistema de archivo y tienes problemas para encontrar una hoja específica, no te preocupes, ha sido igual para todas las empresas en algún momento. Es por eso que cada lugar tiene sus propias ideas para organizar los archivos de oficina, lo que les permite mantener el orden y evitar la pérdida de tiempo.
Organizar los documentos no se debería convertir en una tarea dolorosa, simplemente necesitas encontrar la inspiración y la manera más efectiva para acomodar todas esas carpetas dentro de los archivadores metálicos para oficina.
Como se trata de una labor diaria en tu empresa, debes contar con el mobiliario que, además de permitirte mantener el orden, te brinde la seguridad de que tus archivos estarán bien y que además sea ideal para optimizar el espacio. Los kardex metálicos son ese mueble que te permite lograrlo.
Los kardex son el producto ideal para mantener el orden de todo tipo de documentos. Incluso, puede ser un buen equipo para el estudio en casa. Pero no basta solo con tener un buen mueble, sino que hace falta contar con un sistema que te permita optimizar el espacio del mismo y facilitar la búsqueda de los documentos.
A continuación, te damos algunas ideas para crear un sistema de archivo realmente efectivo:
• Categorizar y subcategorizar
Todos los documentos en tu oficina pueden tratarse de algo completamente diferente, pero estamos seguros de que habrá al menos algo que tengan en común. Ese punto que comparten puede ser lo que te guíe para que comiences a definir categorías principales.
Una vez tengas las categorías principales, puedes comenzar a crear subcategorías para ser más específico al desarrollar la forma en la que acomodarás los documentos.
• Utiliza los colores a tu favor
Las categorías pueden bastar si nombras con ellas los cajones, las carpetas y los espacios dentro del kardex metálico, sin embrago, utilizar colores para diferenciarlas harán mucho más fácil el trabajo de buscar cualquier documento.
Inlcuso, puede elegir un color principal para las categorías y diferentes tonos de ese color para las subcategorías. Hoy en el mercado puede encontrar gran variedad de carpetas de todos los colores para que elijas los que más faciliten la tarea.
Abrir el cajón del kardex y ver todos los archivos desglosados por colores hace que sea más fácil para tu cerebro memorizar el lugar en que ubicaste cada papel. Es tanto así, que no debes hacer esfuerzo para pensar al buscar porque naturalmente sabrás en qué lugar ubicas cada documento.
• Si los colores no bastan, entonces etiqueta
Para hacer mucho más entendible la organización, especialmente en los kardex, en donde varias personas buscan, puedes etiquetar cada color con la descripción o el nombre de la categoría.
Puedes utilizar todas las ideas que te hemos dado o puedes elegir solo una, tal vez en tu oficina baste con una categorización. Sin embrago, lo ideal es que descubras el sistema que facilita el archivo de tus documentos.
Lo que si es general para todas las empresas es que necesitan un buen mueble. La venta de kardex es amplia y te ofrece variedad en tamaños para que adquieras el que realmente necesitas. Recuerda que la idea es optimizar el espacio y mantener el orden.
En CyD puedes comprar tu kardex metálico en línea y lo recibes en tu oficina. Conoce nuestro catálogo y realiza tu pedido.
- Artículo tomado de Comercializadora y Distribuidora
